Laimingo gyvenimo receptai

(daugiau...)

Biuro administravimas

 Elektroninis parašas Lietuvoje

Šarūnas Kunigėlis
Informacinių technologijų specialistas

Kas yra elektroninis parašas, kokios jo naudojimo galimybės, kokie yra šiuo metu Lietuvoje teikiamų elektroninio parašo paslaugų pranašumai ir trūkumai, kokia įranga ir sertifikatai reikalingi, kokios elektroninės paslaugos teikiamos elektroninio parašo vartotojams - apie visa tai šiame straipsnyje.

Kokia elektroninio parašo šiandienė padėtis Lietuvoje?

El. parašas naudingas ne tik viešajame sektoriuje, bet ir versle, nes čia reikia greitų sprendimų. Visuotinai paplitę el. parašu pasirašyti elektroniniai dokumentai neabejotinai būtų pravartūs visiems, kurių veikla susijusi su teisinę galią turinčiais dokumentais, - pradedant buhalteriais ir baigiant aukščiausio lygio vadovais. Nauda keleriopa, nes taupomos darbo sąnaudos, mažėja popieriaus, spausdinimo, siuntimo ir archyvavimo išlaidos, elektroniniai dokumentai perduodami daug greičiau nei paštu. Valstybiniame sektoriuje galima ir reikia laipsniškai pereiti nuo popierinių prie elektroninių dokumentų tiek palaikant ryšius tarp institucijų, tiek tenkinant vidaus poreikius.

Vis dėlto yra rimtų kliuvinių, kurie iki šiol neleidžia tinkamai plėtoti el. parašo paslaugų ir infrastruktūros. Tai:
1. El. parašo sertifikavimo kaina.
2. Tam tikrais atvejais būtina papildoma el. parašo įranga.
3. Nėra sprendimų, kurie leistų viešajame sektoriuje pereiti prie visuotinio el. parašo naudojimo.
4. Nėra paprasta naudotis el. parašu, tai nesunkiai perpranta tik nemažai su kompiuteriais ir informacinėmis sistemomis dirbantys asmenys.
5. Ne visose viešųjų elektroninių paslaugų sistemose yra įdiegtos programos, leidžiančios naudotis el. parašu.
6. Asmens tapatybei nustatyti dažniausiai naudojamos elektroninės bankininkystės priemonės.

Ko reikia norint naudotis elektroniniu parašu?

El. parašams kurti ir tikrinti reikalinga speciali techninė įranga bei sertifikatai. Juos išduoda sertifikavimo paslaugų teikėjai. Parašo formavimo įranga - tai kompiuterių techninė ir (ar) programinė įranga, pritaikyta el. parašui kurti.
Lietuvoje bene labiausiai paplitusi naujo tipo asmens tapatybės kortelėse diegiama el. parašo įranga. Korteles išduoda Migracijos departamentas prie Lietuvos Respublikos vidaus reikalų ministerijos. Šios priemonės pranašumas tas, kad el. parašo sertifikato kaina įtraukta į kortelės kainą (80 Lt) ir daugiau nereikia mokėti tol, kol baigiasi kortelės galiojimo laikas. Tačiau yra ir minusų: reikalinga speciali kortelių nuskaitymo įranga - kortelių skaitytuvai. Šių skaitytuvų įprasti staliniai ir nešiojamieji kompiuteriai neturi. Tad kortelių skaitytuvą būtina įsigyti, prijungti laidu per USB jungtį prie kompiuterio (pigiausia) ir įdiegti programinę įrangą. Tokie skaitytuvai kainuoja 35-80 Lt. Norint pasirašyti el. parašu, tapatybės kortelė įkišama į skaitytuvą ir toliau atliekami kompiuteriu nurodyti veiksmai. Tačiau yra kompiuterio klaviatūrų, kuriose jau įdiegti kortelių skaitytuvai. Tokios klaviatūros kainuoja nuo 100 litų.
Nuo 2009 m. lapkričio 26 d. naujuose valstybės tarnautojo pažymėjimuose jau diegiami el. parašo sertifikatai. Šie pažymėjimai duodami nemokamai. Turintys tokius pažymėjimus valstybės tarnautojai gali naudotis valstybės informacinėmis sistemomis, perduoti pasirašytus elektroninius dokumentus.

Kokios elektroninės paslaugos teikiamos elektroninio parašo vartotojams?

Elektroninių paslaugų sąrašas nemažas, todėl paminėsiu tik naujausias ir svarbiausias.
Galima sakyti, naujausią elektroninę paslaugą siūlo valstybės įmonė Registrų centras. Nuo šiol nuotoliniu būdu galima sutvarkyti individualiosios įmonės arba uždarosios akcinės bendrovės steigimo dokumentus (steigėjas privalo turėti el. parašą ir tenkinti kitus reikalavimus). Tai galima padaryti internete adresu: www.registrucentras.lt/savitarna/.
Šiuo adresu teikiama ir kitų el. parašo paslaugos vartotojams prieinamų elektroninių paslaugų:
1) Nekilnojamojo turto kadastro ir registro sistemoje galite:
• peržiūrėti jums ar jūsų įmonei nuosavybės teise priklausiančio turto sąrašą;
• internetu nusipirkti jums ar jūsų įmonei nuosavybės teise priklausiančio turto registro išrašo elektroninę kopiją;
• peržiūrėti bet kurio registro veiksmų sąrašą;
• užsisakyti registro veiksmų ar registro peržiūrų siuntimo į jūsų el. pašto dėžutę paslaugą;
• nusipirkti jums ar jūsų įmonei nuosavybės teise priklausiančio nekilnojamojo daikto kadastro žemėlapio ištrauką;
2) Juridinių asmenų registro sistemoje galite:
• neatlygintinai sužinoti pagrindinius jus dominančio juridinio asmens duomenis (pavadinimą, kodą, adresą ir t. t.); per dieną galima pateikti iki 100 užklausų;
• nusipirkti jus dominančio juridinio (-ių) asmens (-ų) registro išrašą;
• nusipirkti juridinio asmens finansines ataskaitas ir kitus prie jų pridėtus dokumentus;
• laikinai užregistruoti Juridinių asmenų registre pavadinimą.
Paminėtina ir Registrų centro teikiama paslauga, leidžianti neatlygintinai pasirašyti PDF formato dokumentą Registrų centro kvalifikuotu sertifikatu.

Tai straipsnio santrauka. Visą straipsnį galite perskaityti elektroninėje žurnalo BIURO ADMINISTRAVIMAS versijoje. Prenumeruokite!


Marina GUPTOR
UAB „Pačiolis" konsultantė

Apskaitos dokumentų saugojimo tvarka

Metams pasibaigus, atėjo laikas pradėti rūpintis apskaitos dokumentų parengimu saugojimui. Visi įmonės buhalterinės apskaitos dokumentai turi būti saugomi įmonės archyve teisės aktuose nustatytą laiką. Dažnai už įmonės archyvą atsakingu asmeniu skiriama biuro administratorė. Straipsnyje aptarsime, ką biuro administratorė turėtų žinoti apie reikalavimus įmonės archyvui ir apskaitos dokumentų saugojimo reikalavimus.

Bendrosios nuostatos
Kaip tinkamai saugoti įmonės apskaitos dokumentus, organizuoti apskaitą, atsakingas įmonės vadovas. Aišku, vadovas pats neatliks darbų, susijusių su apskaitos dokumentų parengimu saugojimui ir dokumentų saugojimu. Kaip tvarkyti įmonės dokumentus ir kaip juos saugoti, turi rūpintis įmonės darbuotojas, kuris arba specialiai priimtas tam darbui, arba atlieka jį turėdamas ir kitų pareigų. Toks darbuotojas turi būti skirtas įmonės vadovo įsakymu, kuriame tiksliai apibrėžtos jo pareigos. Dažniausiai į tokias pareigas skiriamas asmuo, išmanantis dokumentų rengimą, dokumentų parengimą saugojimui ir jų saugojimo reikalavimus. Neretai šios pareigos tenka biuro administratorei.
Įmonių dokumentų saugojimo bendrieji terminai nustatyti Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 13 str. 1 dalyje. Konkretūs saugojimo terminai nustatyti Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 1997 09 18 įsakymu Nr. 38 „Dėl bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo" patvirtintoje Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklėje. Atkreiptinas dėmesys, kad 2010 m. spalio 18 d. priimta šio įsakymo nauja redakcija, kuri pakeitė kai kurių dokumentų saugojimo terminus.
Dar vienas svarbus dokumentų saugojimą reglamentuojantis teisės aktas - Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus 2001 12 28 įsakymas Nr. 88 „Dėl dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių patvirtinimo". Šiuo įsakymu patvirtintos dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklės reglamentuoja einamąjį dokumentų saugojimą, bylų formavimą, įmonės dokumentacijos plano ir dokumentų, perduodamų saugoti į įmonės archyvą, bylų apyrašo sudarymą. Nors šių taisyklių reikalavimai privatiems juridiniams asmenims yra tik rekomendacinio pobūdžio, tačiau į juos vertėtų atkreipti dėmesį. Visi ūkio subjektai savo veiklos dokumentus turi tvarkyti taip, kad jie būtų išsaugoti ir prieinami įstatymuose ir kituose teisės aktuose nustatytą laiką. Reikėtų atkreipti dėmesį ir į Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 12 straipsnio nustatytus reikalavimus dokumentams saugoti.
Taigi privatūs juridiniai asmenys privalo:
1) saugoti dokumentus patikimoje ir saugioje aplinkoje, įvertindami galimus rizikos veiksnius. Tai reiškia, kad vieta, kurioje saugomi apskaitos dokumentai, turi būti pritaikyta dokumentams saugoti. Jeigu įmonė archyvui skiria atskirą patalpą, geriausia, kad į tokią patalpą nepatektų dienos šviesa arba kad dokumentai būtų apsaugoti nuo tiesioginių saulės spindulių. Pageidautina, kad archyve būtų palaikoma pastovi temperatūra, patalpa būtų sausa ir gerai vėdinama. Parenkant patalpas archyvui, būtina atsižvelgti ir į vidaus vandentiekio bei kanalizacijos tinklų išdėstymą - kuo jie toliau, tuo geriau. Dokumentų bylos turi būti dedamos į stelažus ir spintas. Nepatartina jų laikyti ant grindų. Intensyvus dirbtinis apšvietimas archyvo patalpose nebūtinas, pakanka tokio, kad būtų galima įskaityti bylų pavadinimus, tačiau elektros lemputės turi turėti storo stiklo ir metalo grotelių gaubtus, kad joms sprogus nekiltų gaisras. Įrengiant archyvą turi būti imamasi visų priešgaisrinės saugos priemonių. Jeigu archyvui paskiriama patalpa pirmame aukšte, ant langų pravartu įrengti grotas ar apsaugines žaliuzes. Archyvo durys turi būti rakinamos, raktas turi būti pas už dokumentų saugojimą atsakingą asmenį. Kadangi 90 proc. įmonių dokumentus saugo ne specialioje dokumentams saugoti skirtoje patalpoje - archyve, o buhalterijoje, tokiu atveju turi būti sudarytos visos sąlygos išsaugoti įmonės dokumentus (atskira nedegi rakinama spinta, kurioje laikomi tik dokumentai, raktą nuo spintos turi tik atsakingas asmuo ir įmonės vadovas ir pan.);
2) išsaugoti savo veiklos dokumentus teisės aktų nustatytą laiką, kad būtų užtikrinti veiklos įrodymai, apsaugotos su ja susijusių fizinių ir juridinių asmenų teisės. Bendras apkaitos dokumentų saugojimo terminas - 10 metų, tačiau kai kurie apskaitos dokumentai turi būti saugomi ir ilgau, pavyzdžiui, darbo užmokesčio apskaitos dokumentai turi būti saugomi 50 metų;
3) užtikrinti, kad turimi elektroniniai ir kiti dokumentai, prie kurių prieinama tik specialios įrangos priemonėmis, išliktų autentiški, patikimi ir prieinami visą jų saugojimo laiką. Kartu su šiais dokumentais turi būti saugoma ir kontekstinė informacija.

Apskaitos dokumentų saugojimas iki metinių finansinių ataskaitų patvirtinimo
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 1 dalys nustato, kad Apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai iki finansinių ataskaitų patvirtinimo saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, kuri turi numatyti priemones, užtikrinančias dokumentų saugumą.

Apskaitos dokumentų saugojimas po metinių finansinių ataskaitų patvirtinimo
Lietuvos Respublikos buhalterinės apskaitos įstatymo 19 str. 2 dalyje nustatyta, kad patvirtinus finansines ataskaitas, apskaitos dokumentai ir apskaitos registrai saugomi ūkio subjekto vadovo nustatyta tvarka, laikantis Archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės nustatytų dokumentų saugojimo terminų.
Patvirtinus metines finansines ataskaitas, būtina sutvarkyti praėjusių metų apskaitos dokumentus ir parengti dokumentų bylas saugoti toliau. Tai reiškia, kad apskaitos dokumentai turi būti susiūti (įrišti) į bylas, lapai sunumeruoti, o paskutiniame bylos lape nurodytas lapų skaičius. Tinkamai parengus apskaitos dokumentų bylas, surašomas bylų perėmimo aktas. Šio dokumento paskirtis - nurodyti, kas ir kokias bylas parengė saugoti ir kas jas priėmė toliau saugoti. Priėmęs dokumentų bylas atsakingas už dokumentų saugojimą įmonės darbuotojas turi patikrinti, ar bendras pagal aktus perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičius atitinka perduodamų į įmonės archyvą bylų skaičių pagal suvestinės duomenis.

Tai straipsnio santrauka. Visą straipsnį galite perskaityti elektroninėje žurnalo BIURO ADMINISTRAVIMAS versijoje. Prenumeruokite!

Psichologija
Kaip valdyti emocijas darbe?
Daiva Kšivickienė

Darbe vykstančios reorganizacijos, atlyginimų mažinimas, įtempti santykiai su kolegomis, nesusipratimai su vadovais ir kiti iššūkiai sukelia daug emocijų. Siekiant išlikti darbo aplinkoje, kurioje nuolat kas nors kinta, svarbu suvokti savo emocijas, kontroliuoti reakcijas ir stebėti, kaip emocijos atsispindi mūsų veiksmuose ir kokią įtaką turi aplinkiniams. Kontroliuodami savo emocijas, gebame geriau susidoroti su darbe laukiančiais pokyčiais ir iššūkiais.

Neigiamos emocijos darbe. Darbe neigiamų emocijų kyla, jei vadovai delsia patvirtinti parengtus raštus (priimti sprendimą), kai klientas atsisako mokėti už neva nekokybiškai suteiktą paslaugą, kai darbą palieka kolega, kuris buvo tikras draugas.
Išskirtinos 5 pagrindinės neigiamos emocijos, kurias itin sunku suvaldyti darbe - baimė, pyktis, depresija (liūdesys), kaltė ir nesaugumas.
Baimė. Ekspertų teigimu, baimė - dažniausiai darbe patiriama neigiama emocija. Dėl baimės kyla fiziniai nerimo simptomai: galvos skausmas, širdies ritmo sutrikimai, nemiga ir skrandžio skausmai. Tai dažniausiai pasitaikantis organizmo atsakas į artėjančius pokyčius: naujas vadovas, naujas bendradarbis, naujos funkcijos. Šios naujovės sukelia netikrumo pojūtį.
Pyktis. Pyktis dažniausiai kelia šias asociacijas: šaukiama, trankoma durimis, tačiau iš tiesų jis pasireiškia įvairiomis formomis, nebūtinai išreikštomis aktyviu fiziniu veiksmu. Kai kurie darbuotojai ir vadovai pyktį gniaužia viduje, tampa nerimastingi, prislėgti. Kiti pyktį nukreipia ne į darbinę, bet į namų, saugesnę aplinką, dažniausiai - į šeimos narius ar draugus. Nevaldomas pyktis brangiai kainuoja, nes nukenčia darbo produktyvumas, santykiai su kolegomis, komandinis darbas, fizinė ir emocinė žmogaus gerovė.
Depresija, liūdesys. Kiekvienas darbe kartais būna nusiminęs, pasitaiko blogų dienų. Nusiminimas dažnai susijęs su nusivylimu, kylančiu dėl nepripažįstamų pasiekimų, per didelio darbo krūvio. Kai kurie žmonės darbe jaučiasi sugniuždyti, kai įgyvendinę svarbų projektą grįžta prie kasdienių užduočių. Kiti darbe liūdi dėl susiklosčiusių aplinkybių asmeniniame gyvenime. Daugelis žmonių susidoroja su liūdesiu darbe, tačiau jei prislėgta nuotaika tęsiasi, jei nesiaiškinama liūdesio priežastis, tai gali turėti takos darbo produktyvumui, santykiams su kolegomis ir vadovu. Užsitęsęs prislėgtumas, nevisavertiškumo jausmas gali būti depresijos pradžia - tai liga, kuriai gydyti būtina profesionali medikų ar psichologo pagalba.
Kaltė. Kaltę dažnai patiria žmonės, pajutę, kad neatitinka savo iškeltų standartų darbe ar kad neatitinka standartų, kuriuos jiems kelia kiti žmonės (vadovai ir kolegos). Kaltė pasireiškia pojūčiu, kad nenusipelnėme pagarbos ar materialaus atlygio, arba kad nemokame tinkamai planuoti darbo laiko, gerai atlikti užduočių. Kaltę giliai jaučia žmonės, manantys, kad negali sėkmingai balansuoti tarp darbinio ir asmeninio gyvenimo. Daugelis tėvų jaučiasi kalti, kad negali būti darbe, kai jų vaikai serga, tačiau būdami darbe jaučiasi kalti, kad jie dirba, o vaikai verkia palikti vaikų darželyje. Žmonės, kurie nuolat jaučia kaltę, tampa pikti savo ir aplinkinių atžvilgiu.
Nesaugumas. Visi žmonės darbe kartais pasijunta nesaugūs. Nesaugumo jausmą dažnai pakursto baimė būti atskirtam nuo kitų. Nesaugumas taip pat gali sukelti pavydą.
Emocijų kontroliavimo darbe būdai. Emocijas įmanoma kontroliuoti. Pirmiausia jas reikia pripažinti ankstyvoje stadijoje, kol jos netapo nevaldomos. Apmąstyti savo veiksmus, žodžius, jausmus, kilusius per visą darbo dieną, - gera proga atskleisti blogų emocijų šaltinį. Vienoje popieriaus lapo pusėje surašykite pasireiškusias neigiamas emocijas, o kitoje - situacijas, kurioms esant šios emocijos pasireiškė. Tai padės rasti emocijos „sukėlėją".
Identifikavus neigiamas emocijas, svarbu išmokti jas tinkamai reikšti .
Kaip valdyti pyktį. Pyktis - grėsminga emocija darbe, todėl vertėtų tai apžvelgti plačiau. Pykčio, kaip ir kitų emocijų, nereikia užgniaužti, tiesiog išreikškite jas taip, kad neįžeistumėte aplinkinių. Jei vadovas apkaltino nekokybiškai atliktu darbu ir dėl to kyla pyktis, būtų neprotinga šaukti. Šauksmas sukelia dar stipresnį atsaką, o vadovas kartais pasako: „nepatinka - nedirbk, yra šimtai kandidatų į tavo vietą".Darbuotojas, apimtas pykčio ir netekęs sveiko proto, atrėžia: „ir gerai, išeinu iš darbo",puola rašyti prašymą atleisti, neturėdamas nei kur eiti, nei nežinodamas, kaip toliau išlaikyti šeimą, mokėti būsto paskolą, galiausiai pamiršta, kad šiame darbe esama ir džiuginančių dalykų (darbo turinys, draugiški kolegos).
Darbe reikia mokėti ne tik savo pyktį tinkamai išreikšti, bet ir tinkamai bendrauti su pykstančiu žmogumi. Bandymas komunikuoti su piktu žmogumi - sunkiausias iššūkis darbe. Kas bebūtų pykstantis žmogus - vadovas, kolega ar klientas - natūralus mūsų atsakas - garsiau už pašnekovą išreikštas pyktis. Susidaro užburtas atsakomųjų reakcijų ratas. Išmintingiausia - pašnekovo pyktį malšinti maloniu balsu. Kito asmens pyktį galima suvaldyti mėginant kurti komunikaciją. Situacijai sušvelninti ir tarpusavio supratimui sukurti rekomenduojama naudoti 4 žingsnių procesą.
1. Teiraukitės. Pirmoje fazėje pademonstruokite aktyvaus klausymosi įgūdžius. Būdamas įdėmus klausytojas, parodote, kad esate visiškai susikoncentravęs į kito žmogaus rūpesčius ir jo daromas išvadas. Tikslas - leisti žmogui kalbėti. Bandymas įsiterpti duos priešingą rezultatą, konfliktas užsitęs.
2. Įsijauskite. Įsijautimas (empatija) reiškia susijungimą su kitu asmeniu emociniame lygmenyje. Deja, šiuolaikiniame verslo pasaulyje empatija pasireiškia retai. Įsijausti galima vadovaujantis bendravimo modeliu „Aš esu tau". Šiai bendravimo struktūrai būdinga pozicija: „aš suprantu kaip tu jautiesi". Parodyti žmogui, kad jį suprantame, padeda sakiniai, prasidedantys žodžiais: „aš suprantu tavo abejonę", „norėčiau palengvinti tavo rūpesčius", „aš pripažįstu tavo nusivylimą".
Po to, kai pykstančiam žmogui parodome, kad jį suprantame, reikia vadovautis modeliu „Aš taip pat".Pašnekovui reikia leisti suvokti, kad jį išklausėme, supratome ir galime pasidalyti savo patirtimi (praeityje išgyventa panašia situacija ir kilusiais jausmais).
Vienas paprasčiausių ir tinkamiausių būdų pykčiui išreikšti - treniruotė sporto klube, pasivaikščiojimas gryname ore, namų ruošos darbai. Apimtos pykčio, moterys išblizgina virtuvę ar langus, išlygina kalnus drabužių.
Jei darbe yra senų nuoskaudų, pykstama ant kažkada įskaudinusio žmogaus, svarbu jam atleisti. Tai sunku padaryti, tačiau be atleidimo neįmanomas eliminuoti pykčio ir toliau kurti palankesnius santykius su tuo žmogumi.
Kitų emocijų valdymas. Įveikiant susierzinimą, frustraciją, pirmasis žingsnis - sustoti ir įvertinti situaciją, paklausti savęs, kodėl jaučiamės tokie suirzę, ir pažvelgti į situaciją pozityviai. Jei vadovas vėluoja į susirinkimą, galima daugiau laiko skirti pasiruošti susirinkimui, pasigilinti į susirinkimo darbotvarkę, dalijamąją medžiagą ar tiesiog išgerti puodelį kavos, pailsėti. Net menkiausia pozityvumo įžvalga pakelia nuotaiką, sumažina irzlumą. Įsidėmėtina, kad dažniausiai vadovas ar kolega nenori tyčia suerzinti savo elgesiu ar žodžiais. Jie nėra nusiteikę prieš jus asmeniškai. Kokia bebūtų priežastis, svarbu greitai susidoroti su frustracijos jausmu, nes jis turi tendenciją peraugti į labiau negatyvius jausmus, pavyzdžiui, pyktį.
Jei esate susirūpinę, nereikia šiuo jausmu apsisupti lyg skraiste. Jei kolegos susibūrė viename kabinete norėdami aptarti gandus apie galimą darbo vietų mažinimą, neikite ten - visuotinis susirūpinimas sukels dar didesnį asmeninį susirūpinimą. Gilus, lėtas kvėpimas ne mažiau kaip 5 sekundes taip pat padeda, jei tuo metu susitelkiama tik į kvėpavimą. Tada pagalvokite, kaip pagerinti situaciją. Jei bijote būti atleistas, sėdite ir išgyvenate dėl to, toks elgesys nepadės išsaugoti darbo vietos. Geriau parodyti iniciatyvą atliekant naujas užduotis, pasiūlyti naujų idėjų susirinkimų metu, kad vadovas pamatytų, jog esate vertingas, konstruktyviai mąstantis darbuotojas (žinoma, jei jūsų siūlymai išties yra konstruktyvūs). Nereikia vadovui demonstruoti savo išgąsčio. Darbe vertinami žmonės, gebantys dirbti stresinėse situacijose. Ašarojimas, nevaldomas nerimas nepadidins jūsų kaip gero darbuotojo vertės vadovo akyse.
Geras būdas sumažinti neigiamas emocijas darbe, ypač susierzinimą ar nerimą, - pasinerti į darbus. Darbas atitolina blogas mintis.


Tai straipsnio santrauka. Visą straipsnį galite perskaityti elektroninėje žurnalo BIURO ADMINISTRAVIMAS versijoje. Prenumeruokite!

Šio numerio anonsai:

Kas yra elektroninis parašas, kokios jo naudojimo galimybės, kokie yra šiuo metu Lietuvoje teikiamų elektroninio parašo paslaugų pranašumai ir trūkumai, kokia įranga ir sertifikatai reikalingi, kokios elektroninės paslaugos teikiamos elektroninio parašo vartotojams - apie visa tai šiame straipsnyje. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje ELEKTRONINIS PARAŠAS LIETUVOJE

Rinkdamiesi aprangą, kurią dėvėsite biure, pirmiausia prisiminkite klasiką. Juk tradicijos nugali net naujausius mados vėjus. Figūrai pritaikytas griežtas kostiumėlis įrodys, kad ir protingos merginos gali atrodyti žavingai ir patraukliai, tačiau nevulgariai. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje TINKAMA APRANGA BIURE - BŪSITE TEIGIAMAI ĮVERTINTI

Darbe vykstančios reorganizacijos, atlyginimų mažinimas, įtempti santykiai su kolegomis, nesusipratimai su vadovais ir kiti iššūkiai sukelia daug emocijų. Siekiant išlikti darbo aplinkoje, kurioje nuolat kas nors kinta, svarbu suvokti savo emocijas, kontroliuoti reakcijas ir stebėti, kaip emocijos atsispindi mūsų veiksmuose ir kokią įtaką turi aplinkiniams. Kontroliuodami savo emocijas, gebame geriau susidoroti su darbe laukiančiais pokyčiais ir iššūkiais. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje KAIP VALDYTI EMOCIJAS DARBE?

Kito numerio temos:

Užbaigtų bylų tvarkymas ir perdavimas į įstaigos archyvą
Ar įmanoma kontroliuoti laiką?
Renkatės gyvenimo draugą - pasikliaukite skaičiais

Konfidenciali informacija darbe

Daiva Kšivickienė

Kiekviena įmonė turi paslapčių. Vienos paslaptys yra techninio pobūdžio, pavyzdžiui, gėrimo gamybos procesas, kitos paslaptys susijusios su klientų vardais ir adresais, kurie gali būti naudingi įmonės konkurentams, ar ketinamu įsigyti kontroliniu akcijų paketu. Neatsargus administratorės ar kito darbuotojo pasidalijimas apie naują įmonės klientą su draugais prie kavos puodelio gali virsti konfidencialios informacijos nutekinimu ir padaryti įmonei rimtų nuostolių, o darbuotojui tai bus nesėkmė profesinėje veikloje.

Konfidencialios informacijos samprata. Konfidencialumas yra etinis principas, kurio privalu laikytis bendraujant vienam asmeniui su kitu (žodžiu, raštu, įskaitant el. ryšio priemones), neatskleidžiant trečiosios šalies interesų. Konfidencialumas - tai užtikrinimas, kad informacija bus prieinama tik autorizuotiems vartotojams. Ir mažas, ir dideles organizacijos paslaptis reikia ginti. Kai kurias paslaptis gina įstatymai, tačiau ir įmonei savo viduje būtina imtis veiksmų paslaptims išsaugoti.
Pastaraisiais metais įstatymai, ginantys intelektinės nuosavybės teises versle, remiasi koncepcija, kad: 1) informacija turi būti slapta, prieinama tik tiems asmenims, kurie darbe tiesiogiai su ja dirba; 2) informacija turi turėti komercinę vertę, kad ji būtų laikoma slapta; 3) įmonės savininkas ar vadovas turi imtis atsakingų žingsnių, kad išlaikytų informaciją paslaptyje.
Svarbu dokumentus žymėti žymomis „privatu", „konfidencialu", tačiau reikėtų vengti taip žymėti kiekvieną dokumentą, nes tokiu atveju darbuotojai ima ignoruoti žymą.
Įmonės veikloje pasitaiko atvejų, kai būtina atskleisti paslaptį kitai įmonei. Pavyzdžiui, įmonė sukuria bandomąjį produktą ir turi kreiptis į kitą įmonę, kad ši atliktų produkto testavimą. Tokiu atveju tenka nelengva užduotis - kaip garantuoti, kad sužinojusi paslaptį įmonė neatskleis jos kitiems.
Kitas konfidencialios informacijos pavyzdys - įmonės darbuotojų sveikatos duomenys. Prieigą prie šios informacijos turi personalui vadovaujantys darbuotojai (dažnai - administratorės). Jie rūpinasi, kad darbuotojai nustatytais terminais pasitikrintų sveikatą ir pristatytų medicinos pažymą su gydytojų išvadomis. Šios informacijos negalima viešinti kitiems darbuotojams, nes sveikata, kaip ir darbuotojo atlyginimas, asmens kodas, socialinio draudimo numeris yra konfidenciali informacija. Slapta informacija laikoma darbuotojo ar kito asmens privataus telefono numeris, namų adresas, asmeninis el. paštas, tautybė, išsilavinimas (įskaitant įgytus laipsnius), amžius, darbuotojo kasmetinio ar bandomojo laikotarpio įvertinimo rezultatai, profesinės karjeros ankstesnėse darbovietėse istorija, vairavimo pažymėjimo, sąskaitos banke numeriai, slaptažodis prisijungti prie el. bankininkystės sistemos. Net asmeninės nuotraukos laikomos konfidencialia informacija. Konfidenciali informacija - ne tik esami, bet ir praeities duomenys. Konfidenciali informacija yra ir dalyvavimas politinėse partijose, visuomeninėje veikloje.
Asmeniniai darbuotojo užrašai taip pat konfidenciali informacija. Ne veltui daugelis įmonių duomenų bazėse kiekvienam darbuotojui sukuria vardinius aplankus („folderius"), kuriuose jie rašo ir saugo informaciją, prieinamą tik vadovams ar kitiems asmenims vadovui žinant.
Konfidenciali gali būti ir baigtinė informacija. Pavyzdžiui, naujiems darbuotojams neleidžiama susipažinti su ankstesnių metų suarchyvuotomis bylomis, jei ši informacija nėra būtina užduočiai, kuriai atlikti reikalingi archyviniai duomenys. Jei tokia informacija vis dėlto būtina, reikia kreiptis į vadovą.
Darbuotojai, kurie netinkamai (ne darbo tikslais) naudoja slaptą informaciją (pavyzdžiui, aptarinėja su pašaliniais asmenimis), susilaukia nuobaudų. Jei atskleista informacija pakenkia įmonės reputacijai, įmonė patiria finansinių nuostolių, gali būti iškelta teisminė byla.
Darbuotojo atsakomybė. Kiekvienas darbuotojas, dirbantis su konfidencialia informacija, prisiima atsakomybę šią informaciją identifikuoti, apsaugoti, tinkamai laikyti ir saugoti.
Identifikavimas. Svarbu identifikuoti, kur slapta informacija laikoma, perdirbama ar pernešama. Ji gali būti saugoma el. laiškuose, elektroninėse dokumentų laikmenose, spausdintuose dokumentuose. Informacija dažniausiai perdirbama ar perduodama kompiuterinėmis informacinėmis sistemomis, nes daugelis darbuotojų dirba kompiuteriais, o užrašai darbo knygose ar sąsiuviniuose paprastai tėra pagalbinė informacija. Konfidenciali informacija perduodama ne tik siunčiant ją el. paštu, bet ir pernešant pasinaudojus atminties raktais.
Apsauga. Konfidencialią informaciją darbuotojas turi saugoti užkirsdamas kelią ja pasinaudoti neturintiems tam teisių asmenims (kad jie jos neperžiūrėtų, nekopijuotų, neištrintų ar nepažeistų). Todėl negalima atskleisti slaptažodžių. Įrašai atminties raktuose ar kitose kilnojamose laikmenose turi būti tinkamai saugomi, o ne laikomi tiesiog ant stalo. Kompiuterinės įrangos negalima palikti be priežiūros: jei daroma pertraukėlė, svarbu uždaryti darbinį failą su slapta informacija, rakinti kabineto duris išeinant pietauti ar į susirinkimą. Reikia įdiegti monitoriaus ekrano apsaugą, kad nedirbant tam tikrą laiką, pavyzdžiui, 5 minutes, ekranas užgestų, o norintis kompiuteriu pasinaudoti asmuo turėtų įvesti prisijungimo kodą (ne tik atėjus ryte į darbą ir įjungus kompiuterį). Kai siunčiate laišką ir prikabinate failą, prieš siųsdami būtinai jį atidarykite ir įsitikinkite, kad prikabintame faile nėra konfidencialios informacijos. Iš neaiškaus siuntėjo gavus el. laišką ir prikabintą failą, nederėtų jo atidaryti nepatikrinus antivirusine programa. Patartina trinti el. laiškus, gautus iš neaiškių siuntėjų jų neperskaičius ar kreiptis į IT specialistą.
Savo kompiuterį ir spausdintuvą darbe reikėtų statyti taip, kad pašaliniai asmenys nematytų, su kokia informacija dirbama. Išeinant iš darbo, būtina kompiuterį išjungti. Jei ketinate papildomai padirbėti namuose ir tas darbas susijęs su konfidencialia informacija, būtina ir namuose užtikrinti šios informacijos apsaugą (nesvarbu, ar informacija elektroninėje laikmenoje, ar spausdinta). Daugelyje įmonių galioja taisyklė: norint slaptą informaciją neštis į namus, reikia gauti vadovo leidimą, pažymėti specialiuose žurnaluose, kada informacija (dažnai - byla) išnešama ir kada bus grąžinta.
Komunikavimas. Pastebėjus, kad kažkas atliko konfidencialios informacijos pakeitimus spausdintoje ar elektroninėje laikmenoje, būtina apie tai informuoti vadovus ir kitus atsakingus asmenis. Draudžiama slaptą informaciją perduoti nesaugiais būdais, pavyzdžiui, „pokalbių" („chat")svetainėse ar naudojantis asmeninio el. pašto dėžute.
Laikymas. Rekomenduojama saugoti dvi konfidencialios informacijos kopijas (elektroninę laikmeną, spausdintus dokumentus), nes net ir kruopščiai saugomą informaciją darbuotojai geba aplieti kava ar sugadinti failą.
Konfidenciali informacija saugoma iki tam tikro termino. Paprastai paslapties saugojimo terminas - tol, kol informacija tampa viešai žinoma. Verslo įmonės, ypač veikiančios produktų gamybos srityje, dažnai nustato 3 ar 5 metų terminą.
Jei informacija daugiau nebus naudojama, iš asmeninio kompiuterio reikėtų pašalinti darbinius failus, ištrinti klientų tapatybę nurodančius ar kitus duomenis. Jei tokie duomenys būtų atskleisti tai galėtų sukompromituoti tam tikrus asmenis. Tą ypač svarbu padaryti išeinant iš esamo darbo ir paliekant kompiuterį kitam darbuotojui.
Vadovo atsakomybė. Darbuotojui tenka atsakomybė išsaugoti konfidencialią informaciją, tačiau vadovas privalo aprūpinti darbuotoją reikiamomis priemonėmis. Vadovai turi pasirūpinti, kad darbuotojų kompiuteriuose būtų įdiegtos antivirusinės programos, neleidžiančios virusams sugadinti informacijos kompiuterio kietajame diske, atminties rakte, CD. Įmonės vadovas IT specialistui paveda sukurti laikinus slaptažodžius, suteikti prieigas prie slaptos informacijos. Specialistas turėtų patarti darbuotojams keisti slaptažodžius kuo dažniau, jų neužsirašinėti, taip pat priminti, kad nesakytų jų kitiems asmenims, formuotų slaptažodžius mažiausiai iš 8 simbolių (kombinuotų iš raidžių, skaičių, aritmetinių ženklų). Negerai, jei asmuo, sugedus jo kompiuteriui, prašo leisti padirbėti atostogaujančio ar į komandiruotę išvykusio darbuotojo kompiuteriu. Tokiu atveju jis gauna ant lapelio užrašytą ar telefonu pasakytą slaptažodį, suteikiantį prieigą prie svetimo kompiuterio. Vadovas turėtų kontroliuoti, kad, norėdami pasinaudoti kito darbuotojo kompiuteriu ir slaptažodžiais, darbuotojai pirmiausia turėtų informuoti vadovą. Jei vadovas bendrauja su partneriais ar kitais asmenimis, kuriems tenka atskleisti konfidencialią informaciją, rekomenduojama išsiųsti el. laišką visoms šalims ir priminti, kad tai, kas buvo aptarta (pavyzdžiui, per vakarykštį susitikimą), yra konfidenciali informacija ir ją būtina saugoti paslaptyje. Vadovas turi pasirūpinti, kad spintos, skirtos slaptai informacijai saugoti, būtų rakinamos. Jei spausdintuvas, kuriuo naudojasi viso aukšto darbuotojai, stovi koridoriuje, svarbu reikalauti, kad atspausdinta informacija būtų iškart paimama, o nereikalinga sunaikinama specialiu aparatu, o ne išmetama į šiukšlių dėžę. Draudžiama kaip juodraščiais naudotis lapais, kuriuose buvo spausdinta konfidenciali informacija.
Vadovas turi pasirūpinti, kad darbuotojai butų išsamiai supažindinti su tuo , kas yra konfidenciali informacija, kaip ir kodėl svarbu ją saugoti, kokie gali būti konfidencialumo atskleidimo padariniai įmonei ir ją atskleidusiam asmeniui. Vadovas, kaip ir bet kuris kitas darbuotojas, turi atsakingai naudotis konfidencialia informacija bendraudamas su verslo partneriais, klientais, tiekėjais.
Vadovas turėtų užtikrinti prieigą prie slaptos informacijos tik tam personalui, kuriam būtina ją žinoti. Didžioji slaptos informacijos dalis nutekinama, kai darbuotojai pereina dirbti į kitas įmones.
Įmonės vadovas turi užtikrinti, kad priimamas į darbą asmuo pasirašytų pasižadėjimą saugoti konfidencialią informaciją. Svarbu, kad pasirašyta nebūtų tik formaliai, neįsigilinus į turinį. Sveikintina, kai už personalo įdarbinimą atsakingas darbuotojas pasikviečia naują žmogų į savo kabinetą, duoda jam laiko perskaityti dokumentą, išsiaiškinti turinį ir tik tada pasirašyti. Konfidencialumo sutartyje rekomenduojama apibrėžti, ką reiškia konfidenciali informacija ar įmonės paslaptys. Tai lemia įmonės veiklos pobūdis. Jei įmonė gamina maisto produktus, pasižadama neatskleisti produkto ingredientų ar gėrimo gamybos formulės. Tokiu atveju sutartyje - viena ar dvi paslaptys. Jei įmonėje daugiau slaptos informacijos, pavyzdžiui, prekybos informacija, tyrimų rezultatai, marketingo planai, tuomet ir paslapčių, ir asmenų, kuriems negalima jų atskleisti, yra daugiau. Neretai prašoma verslo reikalų neaptarinėti su klientais susitikus neformalioje aplinkoje . Dažnai įmonių darbuotojai pasirašo ne tik konfidencialumo sutartis, bet ir etikos taisykles ar etikos kodeksą, kuriame apibrėžiama konfidenciali informacija ir kaip jos laikytis. Kai kurios įstaigos vietoj vienos sąvokos naudoja kelias, išskirdamos konfidencialią, asmeninę ir slaptą (jautrią) informaciją. Pavyzdžiui, asmenine informacija laikomas asmens kodas, pagal kurį identifikuojamas amžius, jautria informacija - religiniai įsitikinimai, seksualinė orientacija, politinės pažiūros. Kai kurie darbdaviai, norėdami apsidrausti, įpareigoja darbuotoją pasirašyti po abstrakčiomis frazėmis, pavyzdžiui, „įsipareigoju neatskleisti jokios konfidencialios informacijos". Reikalaujama, kad viskas, ką darbuotojas pamatė ar išgirdo darbe, liktų darbo vietoje. Tačiau kai dokumente nepaaiškinta konfidencialios informacijos samprata, parašas praranda vertę. Jei nutiktų taip, kad dėl atskleistos informacijos pasekmių byla pasiektų teismą, jo procese būtų vertinamas įmonės vidaus dokumente nusakytas slaptos informacijos specifiškumas, apibrėžtumas.
Darbuotojas - asmeninės informacijos šeimininkas. Paties darbuotojo asmens kodas, uždarbis ar namų telefono numeris yra konfidenciali informacija, tačiau kaip ją saugoti, sprendžia pats darbuotojas. Vieni namų telefono numerį dalija visiems kolegoms ar net klientams, kiti jo nesako, tačiau nesipiktina, jei jį trečiam asmeniui perduoda kolega (nesureikšmina šio fakto). Treti kruopščiai slepia duomenis, perspėja vadovą, administratorę ar personalo skyrių niekam neviešinti asmeninio telefono numerio.
Sunku susilaikyti ir neaptarinėti asmeninių paslapčių su kolegomis, su kuriais darbe praleidžiamos 8 valandos per dieną 5 dienas per savaitę, kartu pietaujama, švenčiama. Dažnai ne paslaptis, su kuo ir kur gyvena kolegos, dalyvaujama jų vestuvėse ar vaikų krikštynose. Vis dėlto absoliučiai visų asmeninių dalykų kolegoms atskleisti nereikėtų. Pavyzdžiui, paaiškėjus, kad darbuotoja laukiasi, ir apie apie tai dar anksti pranešti vadovui, tačiau norisi kam nors pasisakyti, patartina šią paslaptį patikėti vienam ar dviems žmonėms darbe, kuriais besąlygiškai pasitikima. Yra kelios priežastys, dėl kurių nevertėtų paviešinti naujienos gausiam kolegų būriui. Pirma, vadovas ir kolegos ima nepagrįstai rūpintis. Neišmanantys nėštumo subtilybių žmonės besilaukiančią moterį darbe nuvertina, nebeskiria jai atsakingesnių užduočių ar nekviečia į svarbius susirinkimus. Kiekvieną besilaukiančios moters negalavimą sureikšmina, o toks dėmesys sukelia diskomfortą. Jei naujiena apie nėštumą pasidalijama su keliais žmonėmis, tikėtina, kad tarp jų atsiras nekantraujantis išplatinti šią džiugią naujieną visiems darbuotojams, net nenutuokdamas, kad elgiasi netinkamai. Kiti žmonės elgiasi priešingai - gali informaciją paskleisti tyčia, norėdami įskaudinti (jei nesutariama ar pavydima). Kai žinia apskrieja visą kolektyvą ir galiausiai pasiekia vadovą, pastarajam būna apmaudu, kad svarbią naujieną, kurią turėjo sužinoti vienas pirmųjų darbe, sužinojo paskutinis.
Dalijimasis asmenine informacija darbe atskleidžia asmenybės silpnybes. Jei užimamos pareigos darbe reikalauja būti tvirtam, ryžtingam, kontroliuojančiam situaciją, atskleistos asmeninio gyvenimo subtilybės gali sukelti prieštaringus kolegų ar vadovybės vertinimus ir abejonių, ypač jei asmuo siekia aukštesnių pareigų. Jei darbe žmogus demonstruoja, kaip puikiai moka bendrauti, su visais sutarti, kuria kantraus, ryžtingo asmens įvaizdį, o jam prasitarus, kad namuose jis nuolat vaidijasi su anyta, gyvena su alkoholiu piktnaudžiaujančia antrąja puse, namuose kenčia smurtą, nesumoka mokesčių ar pan., tai gali užkirsti kelią užimti aukštesnę poziciją.
Rekomenduojama darbe nepasakoti smulkmenų apie praleidžiamus vakarus ir savaitgalius. Jei kolega paklausia, kaip praėjo savaitgalis, verčiau pateikti standartinį atsakymą: „ačiū, neblogai, aplankėme mano tėvus kaime", nei pasakoti visas pikantiškas smulkmenas.
Vadovas turi pasirūpinti konfidencialios informacijos išsaugojimu darbe investuodamas į reikiamas priemones (rakinamus baldus, antivirusines ir kitas programas, darbuotojų mokymus), tačiau kiekvienas darbuotojas neturi pamiršti asmeninės atsakomybės. Prieš nešdamasis slaptą bylą namo, išmesdamas nereikalingą informaciją į šiukšlių dėžę ar leisdamas kolegai naudotis savo kompiuteriu, turėtų pagalvoti, ar jo neapdairus veiksmas nepažeis konfidencialumo principo. Ypač jei susipažinimą su šiuo principu yra patvirtinęs savo parašu įmonės vidaus dokumente.

Žiema - šaltasis metų sezonas, todėl veidui reikia skirti kur kas daugiau dėmesio. Rūpintis ir puoselėti veido odą tiesiog būtina. Už lango sninga, siaučia vėjas, šalta, viskas atrodo niūriau, tačiau tai toli gražu nereiškia, kad ryškius lūpų dažus reikia slėpti į stalčių. Žiema - kito, tačiau ne mažiau žavingo makiažo sezonas. Ryškiai raudonos lūpos, ideali oda, tikslūs, platūs antakiai... Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje - ŽIEMOS ŽAVESYS JŪSŲ VEIDE


Nieko tokio, jei neatsimenate angliarūgštės cheminės formulės iš mokyklos laikų, tačiau pamiršti verslo partnerių ar darbuotojų vardus būtų nedovanotina. O jei pamiršite laiku užpildyti kokią nors deklaraciją ar sumokėti mokestį, tai turėsite didelių nemalonumų. Tai, kad atsimenate ne vien vardus, bet ir su veikla ar asmeniniu gyvenimu susijusias detales, rodo jūsų domėjimąsi ir pagarbą kitam žmogui. Taigi jums tenka atsiminti ne vien vardus, bet ir įstatymų pakeitimus, telefono numerius, žmonių veidus, neatliktus darbus, susitikimus, gimtadienių datas, pokalbio detales ir daugelį kitų dalykų. Aišku, kai kuriuos iš išvardytų dalykų galite pasižymėti Buhalterio kalendoriuje, tačiau tai ne visada padeda. Pateikiame paprastus būdus, kurie padės įsiminti reikiamus dalykus net tada, kai užplūsta dideli informacijos srautai ir, atrodo, smulkmenoms nebepakanka dėmesio. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje - KAIP ĮSIMINTI TAI, KAS SVARBIAUSIA

2010 m. spalio 18 d. Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės generalinio direktoriaus įsakymu Nr. V-46 pakeistas ir nauja redakcija išdėstytas 1997 m. rugpjūčio 15 d. įsakymas Nr. 38 „Dėl Bendrųjų dokumentų saugojimo terminų rodyklės patvirtinimo". Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje - NAUJA BENDRŲJŲ DOKUMENTŲ SAUGOJIMO TERMINŲ RODYKLĖ - ESMINIAI PASIKEITIMAI SAUGANT DOKUMENTUS

 

Kas yra elektroninių dokumentų specifikacijos ir kam jos skirtos?

Dr. Inga Petravičiūtė
Lietuvos archyvų departamentas, sistemingai dirbdamas elektroniniu parašu pasirašytų elektroninių dokumentų specifikavimo srityje, yra patvirtinęs dvi specifikacijas: 2009 m. rugsėjo 7 d. patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto elektroninio dokumento specifikacija ADOC-V1.0 ir 2010 m. rugpjūčio 25 d. patvirtinta Elektroniniu parašu pasirašyto kompiuterio skaitomo elektroninio dokumento specifikacija MDOC-V1.0.
ADOC specifikacija nustato reikalavimus elektroninių dokumentų, prilygintų oficialiems rašytiniams dokumentams, sudarymo ir tikrinimo reikalavimus. Šia specifikacija turėtų vadovautis įstaigos, įmonės, taip pat fiziniai asmenys, rengdami oficialius elektroninius dokumentus, pavyzdžiui, raštus, įsakymus, prašymus ir pan.

ELEKTRONINIO DOKUMENTO LOGINĖ STRUKTŪRA

ELEKTRONINIO DOKUMENTO TURINIO RINKMENŲ FORMATAI

Nr. Kriterijus Aprašymas
1. Tekstinių dokumentų formatai
1.1. Formato pavadinimas: Office Open XML dokumentų teksto formatas
Rinkmenos plėtinys: docx
MIME tipo žymuo: application/vnd.openxmlformats-officedocument.wordprocessingml.document
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 29500:2009 grupės standartai (18 priedo 13 punktas)
Formatą realizuoja: Microsoft Office Word 2007, ankstesnių versijų1 Microsoft Office Word ir kitų gamintojų programinė įranga, Word Viewer (peržiūrai)
1.2. Formato pavadinimas: Atvirasis biuro dokumentų v 1.0 teksto formatas
Rinkmenos plėtinys: odt
MIME tipo žymuo: application/vnd.oasis.opendocument.text
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 26300:2007 (18 priedo 12 punktas)
Formatą realizuoja: OpenOffice.org Writer 2 versijos ir kitų gamintojų programinė įranga
2. Skaičiuoklių formatai
2.1. Formato pavadinimas: Office Open XML dokumentų skaičiuoklės formatas
Rinkmenos plėtinys: xlsx
MIME tipo žymuo: application/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheet
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 29500:2009 grupės standartai (18 priedo 13 punktas)
Formatą realizuoja: Microsoft Office Excel 2007, ankstesnių versijų1 Microsoft Office Excel ir kitų gamintojų programinė įranga, Excel Viewer (peržiūrai)
2.2. Formato pavadinimas: Atvirasis biuro dokumentų v 1.0 skaičiuoklės formatas
Rinkmenos plėtinys: ods
MIME tipo žymuo: application/vnd.oasis.opendocument.spreadsheet
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 26300:2007 (18 priedo 12 punktas)
Formatą realizuoja: OpenOffice.org Calc 2 versijos ir kitų gamintojų programinė įranga

3. Pateikčių formatai
3.1. Formato pavadinimas: Office Open XML dokumentų pateikties rengimo formatas
Rinkmenos plėtinys: pptx
MIME tipo žymuo: application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.presentation
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 29500:2009 grupės standartai (18 priedo 13 punktas)
Formatą realizuoja: Microsoft Office PowerPoint 2007, ankstesnių versijų1 Microsoft Office PowerPoint ir kitų gamintojų programinė įranga, PowerPoint Viewer 2007 (peržiūrai)
3.2. Formato pavadinimas: Office Open XML dokumentų pateikties rodymo formatas
Rinkmenos plėtinys: ppsx
MIME tipo žymuo: application/vnd.openxmlformats-officedocument.presentationml.slideshow
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 29500:2009 grupės standartai (18 priedo 13 punktas)
Formatą realizuoja: Microsoft Office PowerPoint 2007, ankstesnių versijų1 Microsoft Office PowerPoint ir kitų gamintojų programinė įranga, PowerPoint Viewer 2007 (peržiūrai)
3.3. Formato pavadinimas: Atvirasis biuro dokumentų v 1.0 pateikties formatas
Rinkmenos plėtinys: odp
MIME tipo žymuo: application/vnd.oasis.opendocument.presentation
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 26300:2007 (18 priedo 12 punktas)
Formatą realizuoja: OpenOffice.org Impress 2 versijos ir kitų gamintojų programinė įranga

4. Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
4.1. Formato pavadinimas: Ilgalaikio saugojimo PDF rinkmenos formatas (PDF/A)
Rinkmenos plėtinys: pdf
MIME tipo žymuo: application/pdf
(PDF/A nuo kitų PDF formatų atskiriamas pagal metaduomenų vardų sritį: prefiksas - pdfaid, URI - http://www.aiim.org/pdfa/ns/id/)
Formatą aprašantis standartas: LST ISO 19005-1:2008 (18 priedo 11 punktas)
Formatą realizuoja: Adobe Acrobat 8 versijos, OpenOffice.org 2 versijos, Microsoft Office 2007 ir kitų gamintojų programinė įranga, Adobe Reader (peržiūrai)

4.2. Formato pavadinimas: PDF rinkmenos formatas
Rinkmenos plėtinys: pdf
MIME tipo žymuo: application/pdf
Formatą aprašantis standartas: ISO 32000-1:2008 (18 priedo 14 punktas)
Formatą realizuoja: Adobe Acrobat 8 versijos, OpenOffice.org 2 versijos, Microsoft Office 2007 ir kitų gamintojų programinė įranga, Adobe Reader (peržiūrai)

5. Taškinės grafikos vaizdų formatai
5.1. Formato pavadinimas: Žymėtosios atvaizdų rinkmenos (TIFF) formatas
Rinkmenos plėtinys: tif, tiff
MIME tipo žymuo: image/tif, image/tiff, image/tiff-fx
Formatą aprašantis standartas: LST ISO 12234-2:2008 (18 priedo 9 punktas)
Formatą realizuoja: Skeneriai, įvairių gamintojų programinė įranga
5.2. Formato pavadinimas: Fotografinių vaizdų saugojimo (JPEG) formatas
Rinkmenos plėtinys: jpg, jpeg, jfif
MIME tipo žymuo: image/jpeg
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 10918-1:2009 (18 priedo 8 punktas)
Formatą realizuoja: Skaitmeniniai fotoaparatai, įvairių gamintojų programinė įranga, interneto naršyklės (peržiūrai)
5.3. Formato pavadinimas: Perkeliamosios tinklo grafikos (PNG) formatas
Rinkmenos plėtinys: png
MIME tipo žymuo: image/png
Formatą aprašantis standartas: LST ISO/IEC 15948:2009 (18 priedo 10 punktas)
Formatą realizuoja: Įvairių gamintojų programinė įranga, interneto naršyklės (peržiūrai)


PRIDEDAMŲ ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ FORMATAI

Nr. Reikalavimas Aprašymas
1. Formatas: Šią (ADOC-V1.0) Specifikaciją atitinkantis elektroninis dokumentas, saugomas pakuotėje
Rinkmenos plėtinys: adoc
MIME tipo žymuo: application/vnd.lt.archyvai.adoc-2008
2. Formatas: Elektroninis dokumentas, saugomas ZIP archyvo pakuotėje, atitinkančioje kitą su Lietuvos archyvų departamentu prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės suderintą elektroninio dokumento specifikaciją, neprieštaraujančią šiai Specifikacijai
Rinkmenos plėtinys: Turi atitikti nurodytuosius elektroninio dokumento specifikacijoje
MIME tipo žymuo:

MDOC specifikacija skirta kompiuterio skaitomiems dokumentams. Šia specifikacija turi vadovautis tos įstaigos, kurios nustato specialias dokumentų formas, pavyzdžiui, įvairios deklaracijos, statistinių duomenų pateikimo formos ir pan. Šiuo atveju įstaigos, prašančios asmenų pateikti duomenis pagal nustatytą formą, pateikia atitinkamas programines priemones tokiems dokumentams pateikti. Asmenys, teikiantys duomenis, turi turėti elektroninio pasirašymo programines priemones.

KOMPIUTERIO SKAITOMO ELEKTRONINIO DOKUMENTO TURINIO SUDARYMO BŪDAI

Eil. Nr.
Pagrindinio dokumento
rinkmenos formatas Privalomi pagrindinio dokumento priedai
Neprivalomi pagrindinio dokumento priedai

Rinkmenos formatas
Priedų skaičius
Priedo priedai (neprivalomi)
Rinkmenos formatas
Priedų skaičius (jei yra)

1.
ABBYY eFormFiller duomenų formatas (ffdata)
-
-
-
ABBYY eFormFiller šablonų formato rinkmena
(mxfd) Vienas

Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) Vienas ar keli

Taškinės grafikos vaizdų formatai
(tiff, jpg, png) Vienas ar keli

2.
ABBYY eFormFiller duomenų formatas
(ffdata) Atvaizdavimo aprašo formatas (css, xsl, xslt, fo)
Vienas
Vienas ar keli taškinės grafikos vaizdų formatų
(tiff, jpg, png) priedai Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) Vienas ar keli

Taškinės grafikos vaizdų formatai
(tiff, jpg, png) Vienas ar keli

3.
Išplėstinės dokumentų aprašų kalbos (XML) formatas
(xml) Atvaizdavimo aprašo formatas (css, xsl, xslt, fo)
Vienas
Vienas ar keli taškinės grafikos vaizdų formatų
(tiff, jpg, png) priedai Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) Vienas ar keli

Taškinės grafikos vaizdų formatai
(tiff, jpg, png) Vienas ar keli

4.
Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) ABBYY eFormFiller duomenų formatas
(ffdata) Vienas
Vienas ABBYY eFormFiller šablonų formato
(mxfd) priedas Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) Vienas ar keli

Taškinės grafikos vaizdų formatai
(tiff, jpg, png) Vienas ar keli

5.
Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) Išplėstinės dokumentų aprašų kalbos (XML) formatas
Vienas
-
Vektorinės grafikos vaizdų ir teksto formatai
(pdf) Vienas ar keli

Taškinės grafikos vaizdų formatai
(tiff, jpg, png) Vienas ar keli.

Nešiojamieji kompiuteriai ir paplitęs mobilusis internetas pakeitė visų mūsų galimybes dirbti su informacija. Dabar buhalteriai, būdami bet kurioje pasaulio vietoje ir bet kuriuo metu, gali prisijungti prie įmonės vidinio tinklo ir su svarbia verslo informacija dirbti taip, lyg būtų savo kabinete. Tačiau ši mobilioji laisvė kelia ir tam tikrų pavojų, kuriuos būtina įvertinti. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje MOBILIOJI LAISVĖ GRASINA PAVOJAIS.


Daugeliui pažįstama būsena „Pirmadienis...": vėl į darbą, kur vis tie patys žmonės, tos pačios problemos, žodžiu, nuobodu. O draugės dirba prestižinėse įmonėse, gauna gerą atlyginimą... Vis dažniau kirba mintis - o gal išeiti? Galbūt paieškoti kito darbo? Tačiau tingulys ir savotiškas nerimas vis dėlto nugali: gal vis dėlto pasilikti? Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje METAS KEISTI DARBĄ.


Turbūt ne viena biuro administratorė, sugrįžusi iš darbo namo, nuolat skundžiasi nuovargiu. Dažnai skauda nugarą, rankas, kaklą... Kad būtų geresnė savijauta, kartais reikia visai nedaug - tik tinkamai sutvarkyti savo darbo stalą. Labai svarbu, kaip ant darbo stalo išdėstyti visi daiktai. Darbo įrankių ir prietaisų išdėstymas turi atitikti svarbius ergonominius reikalavimus - pasiekiamumą, matomumą, izoliuotumą. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje KAD DIRBTI BŪTŲ PATOGU.


Ar dažnai darbo metu internetu naudojamės asmeniniams tikslams? Rašome privačius el. laiškus? Ieškome pigių kelionių pasiūlymų? Mokame už komunalines paslaugas el. bankininkystės sistemoje? Daugelis darbuotojų, turinčių interneto prieigą darbe, naudojasi internetu asmeninėms reikmėms. Darbdaviai tuo nėra patenkinti. Be interneto vargiai įsivaizduojamas kasdienis gyvenimas, tačiau naršymas jame darbo metu gali pridaryti nemalonumų. Plačiau apie tai skaitykite straipsnyje INTERNETAS DARBE ASMENINĖMS REIKMĖMS.

Rasa Grigonienė
PERTVARKOMA VALSTYBINĖ ARCHYVŲ SISTEMA

2010 m. liepos 1 d. panaikintos Apskričių viršininkų administracijos. „Biuro administravimo" redakcija sulaukė skaitytojų klausimų - kas bus su apskričių archyvais? Norėtume nuraminti skaitytojus, kad apskrityse archyvai tikrai nedings ir į juos kaip ir anksčiau bus galima perduoti dokumentus. Panaikinus apskričių viršininkų administracijas, pačios apskritys, kaip Lietuvos teritoriniai vienetai, išliko. Administracinį Lietuvos suskirstymą reglamentuoja Lietuvos Respublikos teritorijos administracinių vienetų ir jų ribų įstatymas. Pateikiame šio įstatymo 2 straipsnio pasikeitimą po 2010 m. liepos 1 dienos.
„2 dalies redakcija iki 2010 m. liepos 1 d.:
Apskritis yra Lietuvos Respublikos teritorijos aukštesnysis administracinis vienetas, kurio valdymą organizuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybė pagal Lietuvos Respublikos apskrities valdymo įstatymą ir kitus įstatymus.
2 dalies redakcija nuo 2010 m. liepos 1 d.:
Apskritis yra Lietuvos Respublikos teritorijos aukštesnysis administracinis vienetas, kuriame valdymą įstatymų nustatyta tvarka organizuoja Lietuvos Respublikos Vyriausybė. Apskritis sudaroma iš savivaldybių teritorijų, pasižyminčių socialinių, ekonominių ir etnokultūrinių interesų bendrumu."
Be to, ir anksčiau apskričių archyvai nepriklausė aprkričių administracijoms. Jų steigėjas - Lietuvos archyvų departamentas prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės.
Tačiau reorganizacija pasiekė ir į valstybinę archyvų sistemą. 2010 m. birželio 18 d. priimtas Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 1, 2, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18 straipsnių, antrojo skirsnio pavadinimo pakeitimo, 9 straipsnio pripažinimo netekusiu galios ir įstatymo priedo papildymo įstatymas. Po šiuo sudėtingu ir painiu pavadinimu slypi svarbūs Lietuvos archyvų sistemos pertvarkymai. Dokumentų ir archyvų įstatymo pasikeitimai (išskyrus kelis straipsnius) įsigaliojo ne iškart - jie galios nuo 2011 m. sausio 1 dienos. Iki to laiko Lietuvos Respublikos Vyriausybė privalės parengti ir priimti naujojo įstatymo įgyvendinamuosius teisės aktus, perduoti savivaldybėms įstatymui įgyvendinti reikalingas patalpas ir kitą materialųjį turtą. Kadangi įgyvendinamieji teisės aktai dar rengiami, tad išsamią ir tikslią informaciją apie visą reorganizaciją pateiksime kituose „Biuro administravimo" numeriuose. Šiame straipsnyje aptarsime jau numatytus svarbiausius Valstybinės archyvų sistemos pokyčius.

Lietuvos vyriausiasis archyvaras

Reorganizuojamoje valstybės archyvų sistemoje pokyčiai prasidėjo nuo aukščiausios šios sistemos institucijos - Lietuvos archyvų departamento prie Lietuvos Respublikos Vyriausybės. Nuo kitų metų dauguma Archyvų departamento funkcijų bus perduotos naujai sukurtai institucijai - Lietuvos vyriausiajam archyvarui. Lietuvos vyriausiasis archyvaras - atskaitingas kultūros ministrui Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnybos vadovas.
Taigi daugeliu atveju įstatymo pakeitime vietoj „Lietuvos archyvų departamentas" įrašoma „Lietuvos vyriausiasis archyvaras&